Come organizzare al meglio il proprio lavoro: 3 consigli utili

Come organizzare al meglio il proprio lavoro è una domanda che si pongono in tanti. Pianificare le attività consente una gestione di gran lunga migliore. Ma all’atto pratico, quali sono i consigli utili da poter applicare?

Vedremo in questa guida, tutti i suggerimenti utili al fine di poter avere un’idea chiara su come organizzare sistematicamente il proprio lavoro. Grazie ad uno schema ben preciso si potrà migliorare lo stile di vita alleggerendo le tensioni di tutti i giorni.

Uno strumento indispensabile che ci viene incontro è il planning organizzativo di lavoro. Esso ci aiuterà ad avere un’idea precisa a quali attività dare priorità e a quali altre potrebbero essere messe in secondo piano.

3 Metodi da applicare per lavorare meglio

Se il tuo obiettivo è anche quello di imparare a gestire meglio il tempo a propria disposizione, allora sarà necessario leggere una guida ad hoc su questo argomento (quella di Efficacemente può fare al caso tuo).

Ecco 3 metodi da applicare immediatamente per poter ottenere dei risultati migliori sul lavoro e aumentare la produttività:

• Dare le priorità: il termine più appropriato è time slicing, che tradotto in italiano “tempo a fettine”. Ovvero bisogna dare priorità alle attività che richiedono più energie e impegno, in modo tale che nelle seconde fasi ci si possa concentrare a qualcosa di più leggero. Chi avesse molta flessibilità, potrebbe dedicare le ore di lavoro solo in parti di giornate più produttive.
• Evitare il sovraccarico: dopo aver suddiviso la giornata lavorativa in attività più impegnative e in quelle più semplici, è arrivato il momento di rendersi conto di esser consapevoli di cosa è realmente possibile portare avanti. Dunque bisogna imparare a dire no laddove sia necessario, anche di fronte ad una richiesta di un superiore. La sincerità vien sempre premiata.
• Bloccare ogni distrazione: in un mondo pieno di tecnologia è diventato impossibile ignorare una notifica, l’email da leggere, il messaggio su WhatsApp a cui rispondere frettolosamente e tutto ciò che possa farci distrarre. Dunque, è consigliabile staccare ogni cosa che possa arrecare disturbo, in modo tale da ottimizzare i tempi da dedicare esclusivamente all’attività lavoro.

Pianificazione e organizzazione del lavoro: perché è così importante farla?

Dopo aver visto come organizzare al meglio il proprio lavoro, la nostra mente deve concretizzare l’importanza della pianificazione. Senza di essa e con attività svolte a caso, il rischio di aumentare lo stress e ridurre la longevità è elevatissimo.

Produttività e schematizzazione fanno parte delle soft skill sempre più richieste dalle aziende. Questo perché l’imprenditore sa bene che un dipendente per essere produttivo deve seguire uno schema di lavoro ben stabilito.

Quotidianamente siamo sommersi da attività essenzialmente inutili, ma talmente sono tante e così pressanti, che la nostra percezione è quella di classificarle come urgenti. In verità razionalizzando, non lo sono affatto.

Torna in nostro aiuto la famosa filosofia del tempo a fettine, ovvero suddividere il tempo in orari ben specifici. Ricordandosi a sua volta, di dividere le attività a cui dare reale priorità e quelle meno complesse e soprattutto delegabili.

Seguire il quadrante di Stephen Covey

Stephen Covey è un educatore e formatore statunitense, anche famoso per aver realizzato l’efficiente quadrante di time management. In esso vengono suddivise le attività più urgenti, non urgenti, quelle delegabili e quelle non delegabili.

Lo schema di Covey è importante per rendersi conto di come vengono distribuite realmente le durante un’intera giornata. Secondo degli studi americani, non è un caso che vi è una “distrazione di massa”, causata dall’eccessiva tecnologia e sistemi di comunicazione che ci ritroviamo al giorno d’oggi.

Senza dimenticare le ore di sonno perse in attività superflue. Dormire bene equivale a rigenerarsi, il problema è che non tutti ne sono consapevoli. Dunque è consigliabile informarsi su quante ore occorrono per star bene e quali attività aiutano a ridurre lo stress.

Organizzare il lavoro in azienda riducendo la complessità visiva

Organizzare il lavoro in azienda non è un lavoro estremamente semplice, soprattutto quando la flessibilità è notevolmente ridotta. A tal proposito occorre fare una considerazione notevole: ogni lavoratore deve ridurre la complessità visiva.

Come? Il nostro cervello (spesso succede inconsciamente), accumula più informazioni possibili e le lascia in background. Il meccanismo viene innescato dal RAS, reticular activating system, una parte del cervello che cerca di immagazzinare tutto ciò resta impresso.

Quindi cosa fare per esser più produttivi e disperdere meno tempo inutile? Semplice, tra le tante cose una delle più importanti dev’essere quella di lasciare sulla scrivania gli oggetti più importanti. Dunque quelli utili allo svolgimento dell’attività.

Un computer, un’agenda, carta e penna e tutto quello che possa essere realmente finalizzato al lavoro in sé e per sé. Potrà sembrare un’azione banale, ma questo consentirà realmente di risparmiare tantissimo tempo ed evitare inutili distrazioni.

Questo è tutto ciò che bisogna sapere su come organizzare al meglio il proprio lavoro, oltre ai 3 consigli utili sopra elencati.